Governo do Distrito Federal
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11/01/18 às 10h20 - Atualizado em 30/10/18 às 15h18

Informatização reduz em 90% tramitação física de processos na Saúde

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Ganhos foram obtidos com o Serviço Eletrônico de Informações (SEI)

BRASÍLIA (11/1/18) – Diariamente, cerca de 1,5 mil documentos, vindos de todas as regiões davam entrada na seção de protocolo da Secretaria de Saúde do Distrito Federal – uma intensa tramitação de malotes que, na memória recente da diretora de Documentação da pasta, Luciene Carrijo, assemelhava o ambiente a uma tumultuada agência dos Correios.

“Se um documento era remetido de um centro de saúde para o Hospital do Gama, por exemplo, mesmo que estivessem próximos, ele passava, obrigatoriamente, pelo protocolo da Administração Central, para somente depois chegar ao seu destino. Uma perda de tempo injustificada que, multiplicada por milhares de vezes, acabava por interferir na eficiência das ações da secretaria como um todo”, avalia.

Esse quadro caótico, relata a diretora, começou a mudar com a implantação gradual do sistema informatizado de gerenciamento e tramitação de documentos, DocControl, a partir de 2015. “Mas foi a partir de 2016, com a implantação do Sistema Eletrônico de Informações (SEI), que demos um salto de qualidade exponencial na gestão interna da tramitação burocrática”, assegura Carrijo.

A afirmação da diretora encontra fácil respaldo na realidade. Hoje, a redução na circulação física de documentos alcançou a expressiva queda de 90% em relação à situação anterior. Um ganho em eficiência que não se resume apenas à economia de papel que, embora significativa, tem importância relativa quando se leva em conta o elenco de vantagens advindas do novo modelo.

“A principal conquista com o SEI é a transparência. Agora, temos o conhecimento preciso de tudo o que tramita no ambiente da instituição e conseguimos mapear os processos em tempo real, avaliar o desempenho de todos os envolvidos em cada etapa, identificar e corrigir eventuais gargalos”, compara.

Na realidade, a melhoria do controle burocrático interno acaba por se refletir diretamente em benefício da população atendida pela instituição. Como exemplo Luciene Carrijo cita o caso da requisição de medicamentos pelas regionais de saúde para fornecimento por empresas previamente licitadas.

“Essas solicitações demoravam, em média, vinte dias – somente a parte de requisição. Hoje, conseguimos reduzir esse prazo para cerca de cinco dias, um ganho expressivo, que, na prática, vai permitir a reposição de estoques de acordo com as necessidades imediatas dos usuários do sistema de saúde”, enfatiza.

A partir de junho de 2017 todos os documentos e informações oficiais da Secretaria de Saúde passaram a ser tramitados exclusivamente pelo SEI. Apenas processos antigos continuam a circular com a utilização do DocControl, ainda em funcionamento, customizado para atender as necessidades específicas do órgão.

Mas, na avaliação de Luciene Carrijo, mesmo os processos em papel remanescentes estão com os dias contados, assim como o antigo livrinho de protocolo – que registrava apenas o recebimento dos processos ou documentos. O SEI ainda conta com uma “trilha de auditoria”, ferramenta que aponta de forma precisa todos os momentos da tramitação e tudo o que cada servidor executou no caminho da informação.

“É uma espécie de dedo-duro digital, que não dá margem à dúvida sobre quem produziu, quem recebeu e qual o encaminhamento dado a cada caso. É o fim do engavetador profissional, que estabelecia as prioridades de acordo com procedimentos pessoais e subjetivos, em prejuízo do sistema, da instituição como um todo e, principalmente, dos usuários na ponta”, pondera.

O QUE É – O Sistema Eletrônico de Informações é um sistema de produção e gestão de documentos e processos eletrônicos desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4) e cedido gratuitamente à administração pública.

O SEI foi escolhido como a solução de processo eletrônico no âmbito do projeto Processo Eletrônico Nacional (PEN) – iniciativa conjunta de órgãos e entidades de diversas esferas da administração pública, com o intuito de construir uma infraestrutura pública de processos e documentos administrativos eletrônicos, e têm sido implantado em vários órgãos e entidades das mais variadas esferas administrativas.